Бухгалтерские документы

В соответствии со ст.396 Гражданского Кодекса Республики Беларусь публичный договор является одним из видов договоров, в соответствии с которым одна сторона принимает на себя обязательство по оказанию услуг в отношении неопределенного круга лиц, обратившихся с запросом на предоставление данных услуг.

Публичный договор не требует оформления на бумаге и его последующего подписания сторонами, обладает юридической силой в силу совершения сторонами определенных действий, указывающих на их волеизъявление вступить в договорные отношения.

В частности, публикация (размещение) текста публичного договора на официальном сайте компании является публичным предложением (офертой) компании, адресованным широкому кругу лиц с целью оказания определенных видов услуг (п.2. ст.407 Гражданского Кодекса Республики Беларусь).

Фактом, подтверждающим заключение публичного договора со стороны потребителя услуг, является оформление им заявки на предоставление услуг и их последующая оплата (п.3 ст.408 Гражданского Кодекса Республики Беларусь).

Публичный договор, совершенный в вышеописанном порядке, считается заключенным в простой письменной форме (п.2, п.3 ст.404 и п.3 ст.408 Гражданского Кодекса Республики Беларусь) и, соответственно, не требует оформления на бумаге и обладает полной юридической силой.

Условиями публичных договоров определено, что стороны пришли к соглашению, что первичные учетные документы (акт об оказании услуг) составляются сторонами единолично.

Единоличный акт об оказании услуг — это первичный учетный документ, который составлен участником хозяйственной операции единолично, т. е. без участия другой стороны, в соответствии с пунктом 6 статьи 10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности».

Согласно п. 1 Постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 12.02.2018 № 13 «О единоличном составлении первичных учетных документов и признании утратившим силу постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 21 декабря 2015 г. № 58», первичный учетный документ может быть составлен единолично в случае:

• выполнения работ (оказания услуг) по публичному договору, заключенному подрядчиком (исполнителем) и заказчиком в письменной форме, в котором предусмотрено оформление первичных учетных документов, подтверждающих выполнение работ (оказание услуг), единолично;

Открывшийся акт об оказании услуг в единоличной форме можно распечатать, поставить подпись уполномоченного лица, при необходимости скрепить печатью и использовать в бухгалтерской отчетности.

В соответствии с п. 2 ст. 39 Налогового кодекса Республики Беларусь налоговый учет актов, составленных в единоличном порядке, основывается на данных бухгалтерского учета и (или) на иных документально подтвержденных данных об объектах, подлежащих налогообложению либо связанных с налогообложением.

Составленные в соответствии с правилами бухгалтерского учета первичные учетные документы, отраженные в бухгалтерском учете, являются основанием достаточными для их учета в составе затрат, принимаемых для налогообложения.

Для ускорения и упрощения процесса обмена документами в Smart-CG используется электронный документооборот.

Почему электронный документооборот лучше бумажного?

• Снижается нагрузка на бухгалтеров предприятия;
• Сокращаются сроки обработки документов;
• Снижаются затраты (ЭДО в разы дешевле, нежели бумажный, учитывая затраты на бумагу, технику, почтовые услуги);
• Появляется возможность отслеживать все действия с документами (прозрачные отношения внутри компании и с контрагентами).

Помимо преимуществ с финансовой точки зрения, стоит отметить еще несколько моментов. С переходом на электронные документы у сотрудников освобождается время, которое они могут потратить на более интересные и эффективные для компании задачи. Из их жизни почти исчезают рутинные задачи: печать, подписание, упаковка в конверты, наклеивание марок, хождение на почту и отправка килограммов бумаги. Также ЭДО предотвращает такую ситуацию, как потеря документов — все хранится в кабинете пользователя платформы. Сокращаются сроки доставки: контрагент получает на почту оповещение сразу же после отправки документа, еще за минуту может его подписать электронной цифровой подписью (ЭЦП) и отправить обратно.

Согласно ст. 22 Закона Республики Беларусь «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» электронный документ приравнивается к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, и имеет одинаковую с ним юридическую силу.